Kernpunten verslag bestuursvergadering 29 oktober 2018

Aanwezig:  Bertie ten Bras, Jan te Luggenhorst, Tineke Wantia, Gerrit Dekker en Peter Visser
Afwezig met kennisgeving: Erik Bergsma
Afwezig zonder kennisgeving: Annie Ligtenbarg

Bespreekpunten met Jan Lubben:

Jan Lubben is vanavond verhinderd. Afgelopen vrijdag heeft hij e.e.a. telefonisch doorgenomen met Peter Visser.

• Jan Lubben zal zijn collega’s vragen om met een voorstel te komen voor het plaatsen van groen dat de glasvezelkast aan de Overbekkingsweg wat aan het zicht onttrekt. Voorwaarde is dat het geen concessies doet aan het huidige onderhoudsniveau van die plek.
• De datum voor de ontvangst van gebiedswethouder Patricia Hoytink is vastgezet op 12 december 2018. Wij zullen daartoe nog bespreekpunten aanleveren.
• Jan Lubben zal nagaan waar en op welke manier is vastgelegd dat het vrachtwagenverbod voor de Wolinkweg inmiddels geformaliseerd is.

Bestuursvergadering:

Opening

Voorzitter Bertie ten Bras heet allen welkom en opent de vergadering.

Notulen 24-09-2018

Er zijn geen aanvullende opmerkingen.

Ingekomen stukken

Er zijn veel ingekomen stukken (per email). De meeste zijn ondertussen afgehandeld. Het gaat onder meer om: Informatieavond zonnepark, Stand van zaken en vervolg telecommunicatiemast Haarlo, OVM en Rabobank over “Uiteindelijk belanghebbenden”, Open dag ’t Stieltjen, Midzomerwandeltocht, Plan van aanpak dubbele bewoning/woningsplitsing, Bezwaar zendmast, Bellen via WiFi, Uitnodiging Beursvloer 2018, Medizon Onderhoud, Uitnodiging ledenvergadering DKK.

Actiepuntenlijst

De actiepuntenlijst wordt doorgenomen. Geen knelpunten. Tijdig voorbereidingen treffen voor het Kleine Kernen overleg in januari.

Bestuursfuncties

Na uitgebreid vooronderzoek en afstemming met de notaris en de DKK is besloten om de formele functie van penningmeester binnen het huidige bestuur te houden en de uitvoerende werkzaamheden te mandateren aan mevrouw Henny Grooters.

Op die manier kunnen we gehoor geven aan de huidige statuten, blijft de eindverantwoordelijkheid op de juiste plek en is de dagelijkse uitvoering in goede handen.

Er is naar aanleiding van de oproep van de secretaris geen specifieke interesse getoond vanuit andere bestuursleden. Mogelijk dat dit in de nabije toekomst anders wordt. Voor nu betekent het dat de secretaris formeel ook de functie van penningmeester zal bekleden. Statutair is dit mogelijk. Vastgelegd wordt dat Peter Visser vooralsnog zal fungeren als penningmeester.

Rooster van aftreden in relatie tot statuten

Secretaris Peter Visser merkt op dat in de statuten de volgende regel is opgenomen: “Wie in een tussentijdse vakature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger.” Voor Bertie ten Bras, voorzitter, betekent dat feitelijk dat hij moet aftreden volgens het rooster van zijn voorganger, Gerrit Grooters. Bertie ten Bras zal daarom niet in 2023 maar in 2021 zijn bestuursfuntie neer moeten leggen. In het verleden is dat nooit zo bewust bijgehouden maar we besluiten om ons daar vanaf heden toch naar te richten.

Opstellen begroting penningmeester

Jan te Luggenhorst stelt voor dat we ervaring op gaan doen met het opstellen van een begroting. Dat kan zowel het bestuur als de gemandateerd penningmeester wellicht ook het nodige houvast bieden.

Jubileum kulturhus ’t Stieltjen

Haarlo’s Belang heeft de viering van het 10-jarig jubileum van kulturhus ’t Stieltjen ervaren als een succesvolle dag. Er was een hoge opkomst en het was gezellig. Zélf mochten we van de gelegenheid gebruik maken om de jubileumwinnaars van ons eigen 50-jarig jubileum te huldigen. Hiervan wordt nog een afsluitend artikel op onze website gepubliceerd. Wij danken het bestuur van het kulturhus voor deze gelegenheid.

Hoorzitting antennemast

Bertie ten Bras en Jan te Luggenhorst zijn op persoonlijke titel naar de hoorzitting inzake de antennemast geweest. Opvallend was het zwakke verweer van de gemeente Berkelland.

Afstemming ontvangst gebiedswethouder (Patricia Hoytink)

Ter voorbereiding op de bijeenkomst met de gebiedswethouder op 12 december 2018 hebben we vast een aantal kernpunten genoemd. Wij zullen hierover nogmaals onze gedachten laten gaan om tot een definitieve lijst te komen. Nu worden bijvoorbeeld vast genoemd: school en kinderopvang, energietransitie, onderhoud groen, verkeersveiligheid en communicatie.

Sinterklaasintocht

Met name Tineke Wantia heeft zich erg ingezet om alle organisatorische voorbereidingen te treffen. De Sint is in ieder geval bereid gevonden om ook Haarlo dit jaar weer aan te doen. Vrijdagavond 23 november zullen we vanaf 21:30 uur de gymzaal daartoe weer aankleden.

Status werkgroep “Betrekken van leden”

Onlangs heeft een afvaardiging van het bestuur (Erik Bergsma, Gerrit Dekker en Peter Visser) hun hoofd gebogen over “hoe zouden we onze leden meer kunnen betrekken bij hetgeen er speelt”? We hebben natuurlijk onze website, we maken gebruik van Facebook en Kontakt maar een directe lijn ontbreekt vaak. Hoe komen we op een handige manier met elkaar in contact? Er zijn inmiddels wat ideeën geopperd. Hiertoe zal binnenkort een eerste aanzet worden gemaakt.

Status woonvisie “Haarlo Natuurlijk”

Jan te Luggenhorst doet een kort verslag van het tussenresultaat van de eerder gehouden enquête. Inwoners van Haarlo waarderen het meest: verenigingsleven, kulturhus, school, HCR Prinsen en sport. Belangrijke onderwerpen bij de woonvisie zijn verduurzaming en het levensloop-bestendig kunnen wonen.

Huisnummering De Pas

Jan Lubben heeft onlangs aangegeven dat de gemeente op de hoogte is van de onlogische huisnummering van woningen aan De Pas. De vraag is of het wenselijk is dan wel of er draagvlak is om hier verbetering in aan te brengen. Het bestuur is bekend met de huidige inrichting maar heeft geen signalen ontvangen die er op wijzen dat aanwonenden hier nu problemen mee hebben. Het is waarschijnlijk eerder andersom, men ziet liever geen wijziging in adresgegevens.

Handboek voor bestuur

Peter Visser is als secretaris begonnen met het opstellen van een “handboek voor het bestuur van Haarlo’s Belang”. Ongemerkt houdt het bestuur zich met vele gebeurtenissen bezig die zich jaarlijks herhalen. Om het wiel niet telkens opnieuw uit te hoeven vinden en overdracht naar nieuwe bestuursleden te vereenvoudigen zullen we deze zaken beschrijven in een handboek. Aan allen het verzoek om specifieke informatie zo veel mogelijk aan te vullen. Over bijvoorbeeld een lijst met vrijwilligers wordt nadere afstemming gezocht met andere betrokken partijen.

Rondvraag

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag.

Sluiting

Bertie ten Bras sluit deze vergadering. De volgende vergadering wordt gehouden op maandag 26 november 2018 om 19:30 uur in het kulturhus.